Tips Menyimpan Dokumen dengan Baik dan Aman

Hai, Sahabat Sehat! Ngga terasa nih, sudah memasuki akhir semester kalender pendidikan. Banyak orang tua mulai bersiap untuk mendaftarkan sang buah hati ke jenjang pendidikan berikutnya. Atau para mahasiswa yang bersiap diri untuk melamar beasiswa ataupun pekerjaan.

Nah, beberapa persyaratan dokumen pasti dibutuhkan mulai dari Kartu Keluarga, akta kelahiran, ijazah dan lain sebagainya. Gimana jadinya kalau dokumen tersebut ngga berada dalam tempat yang aman? Atau bahkan lupa dimana berkas itu disimpan? So, berikut ini ada beberapa tips menyimpan dokumen yang baik dan aman. Apa aja tipsnya, yuk cari tahu lebih lanjut!

tips aman menyimpan dokumen penting
Foto: PIxabay.com

Dikelompokkan sesuai kategori

Memilah dokumen berdasarkan kelompok atau kategori tertentu pasti akan lebih memudahkan kamu menemukannya. Kamu bisa mengelompokkan sesuai kegunaannya. Contohnya, kamu membuat folder untuk berkas keluarga, keperluan beasiswa, atau lainnya. Hal ini bisa diterapkan pada hardfile maupun softfile ya, Sahabat Sehat!

Sediakan salinannya

Dokumen yang kamu punya, baik hardfile ataupun softfile penting banget untuk di-copy. Tujuannya, tentu untuk back-up ketika dokumen aslinya hilang atau berada ditempat lain. Saat kamu selalu mempunyai salinan dokumen, kamu pasti lebih siap  ketika dokumen itu dibutuhkan kapan pun. Berkas softfile yang kamu punya, bisa di back-up di Google Drive kamu ya, yang bisa diakses kapan aja.

Disimpan dalam map

Nah, untuk menghindari kerusakan pada dokumen hardfile, kamu bisa menyimpannya didalam map. Terdapat beragam jenis map loh! Kamu bisa menyesuaikannya sesuai kebutuhan. Mulai dari stopmap folio, snelhecter, brief ordner, portapel, dan sebagainya. By the way, kamu bisa hindari melakukan laminating press pada dokumen kamu. Sebab, hal tersebut memungkinkan adanya kerusakan pada dokumen. So, simpan pada map yang sesuai aja ya!

tips menyimpan dokumen
Foto: Pixabay.com

Beri nama file yang jelas dan lengkap

Terkadang kita memang sudah menyimpan dokumen dalam map. Namun, ngga dikelompokkan dan ngga diberi keterangan. Alhasil, semua map dicek satu per satu. Tentu hal ini akan berbeda, jika kamu memberi keterangan pada map tersebut. Informasi berupa apa saja dokumen yang ada didalamnya, dan lain sebagainya. Begitu juga dengan dokumen softfile, menamainya dengan jelas akan memudahkan kamu menemukan dokumen tersebut ketika sedang dibutuhkan.

Simpan ditempat yang aman

Hal terakhir ketika semua dokumen telah disimpan dalam map dan diberi keterangan adalah menyimpan ditempat yang aman. Tempat yang tidak lembab, memiliki sirkulasi udara yang bagus, serta aman dari jangkauan anak-anak ataupun orang yang ngga berkepentingan. Kamu juga bisa memisahkan antara dokumen asli dan hasil salinannya ya!

Dokumen tentu bisa rusak karena bencana alam seperti banjir atau gempa, sementara kehilangan pun bisa terjadi karena kelalaian baik dalam penataan maupun penyimpanan. So, untuk mencegah hal yang ngga diinginkan itu terjadi simpan baik-baik dokumen berhargamu, juga lakukan pengecekan secara berkala ya! Semoga informasi ini bermanfaat, keep healthy and happy!

Editor & Proofreader: Zafira Raharjanti, STP

Referensi

[PERPUSNAS] Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. 2021. Pentingnya merawat dokumen pribadi dan keluarga. Diakses pada https://www.perpusnas.go.id/news-detail.php?lang=id&id=210519070233GezsBF9tIC

Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara. 2020. Tips merawat dokumen/arsip pribadimu. Diakses pada https://arsip.usu.ac.id/index.php/berita/52-tips-merawat-dokumen-arsip-pribadimu

[LIPI] Pusat Data dan Dokumentasi Ilmiah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. 2014. Cara menyimpan arsip yang baik. Diakses pada https://pddi.lipi.go.id/cara-menyimpan-arsip-yang-baik/

Related Posts

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.